广州中医药大学大学城校区公共会议室管理细则
发布人:校办 发布时间:2016-07-07 浏览次数:

广中医办201025

关于印发《广州中医药大学大学城校区

公共会议室管理细则》的通知

各院、所、党政职能部门:

为充分利用学校公共资源,规范并加强对学校公共会议室的管理,特根据《广州中医药大学大学城校区公用场所管理办法》(广中医产〔20102号)精神,制定《广州中医药大学大学城校区公共会议室管理细则》,现予以印发,请遵照执行。

特此通知。

                  ΟΟ年五月二十六日


广州中医药大学大学城校区

公共会议室管理细则

第一章  总则

第一条  根据《广州中医药大学大学城校区公用场所管理办法》(广中医产〔20102号)精神,制定本细则。

第二条  本细则适用于学校大学城校区办公楼公用会议室、大会堂主厅和国际楼会议室(包括国际会议厅、会议室和接待室)的使用与管理(以上会议室简称“公共会议室”)。

第二章  公共会议室使用原则与审批程序

第三条  校内部门(单位)利用学校公共会议室称为使用公共会议室。

第四条  大会堂主厅和国际会议厅的使用原则上是有学校领导参加的大型会议或活动才可使用,由学校领导审批。办公楼公用会议室、国际楼会议室和接待室由校长办公室审批使用。

第五条  学校周表安排的会议优先使用公共会议室。物业公司根据校长办公室提供的周表提前准备会议室并根据会议主办方要求提供相应服务。

第六条  校内部门(单位)要在周表安排外使用公共会议室,需提前两天从校办网页下载并填写好《使用大学城校区办公楼、国际楼100座以下公用会议室申请表》或《使用大学城校区办公楼100座以上公用会议室、大会堂主厅、国际会议厅申请表》交校办综合事务科登记审批,审批同意后,使用部门(单位)把申请单中存根联留给校办存底,交物业联给物业公司,以便合理安排。若校内部门(单位)预定的会议室与学校临时安排的重要会议发生冲突,以学校的会议优先。

第三章  公共会议室租用审批程序

第七条  校外单位利用学校公共会议室称为租用公共会议室。

第八条  校外单位租用公共会议室,需要从校办网页下载并填写好《租用广州中医药大学大学城校区公共会议室申请表》交校办综合事务科。综合事务科负责呈送相关领导审批,审批同意后通知租用单位到财务处缴纳使用费,待租用单位交齐使用费后,通知物业公司准备会场并提供相关服务。

第四章  公共会议室物资管理

第九条  公共会议室物资包括钥匙、家具、设备、茶具、设施等。

第十条  后勤集团委托物业公司保管和维护办公楼公用会议室、大会堂主厅和国际楼会议室(包括国际会议厅、会议室和接待室)的所有物资,并监督物业公司掌管好公共会议室钥匙,保管和维护公共会议室物资,做好防火防盗等安全工作,定期派专人清点和检查物资,做好设备等配套设施的操作使用、日常维护和报修工作。如因管理不当发生公共会议室物资丢失,由物业公司按价赔偿学校。

第十一条  公共会议室所有物资原则上不外借。校内部门(单位)如确实需要借用公共会议室物资,必须从校办网页下载《借用大学城校区公共会议室物品申请表》,经相关部门签署意见,校办主任批准后,由校办综合事务科通知物业公司协助办理,事后归还。

 

第五章  费用结算

第十二条  学校内部会议使用100座以上的会议室,要核算成本,成本费用由会议主办部门(单位)支付。

第十三条  校内会议的茶水服务费用由财务处从会议主办部门(单位)经费中扣除。如果会议主办部门(单位)不需要物业公司提供茶水服务,需提前告知校办综合事务科,由该科室登记,知会财务处不扣除部门(单位)经费。财务处如对物业公司提供的单据有疑问,可与校办综合事务科存根对照。

第十四条  公共会议室物品外借期间,所借物品如有丢失或损坏,由外借部门(单位)照价赔偿,财务处收取赔偿款。

第十五条  外单位租用公共会议室必须先缴纳使用费,使用费按照学校相关规定核算,由财务处收取。物业公司保管公共会议室物资期间发生物资丢失,由物业公司按价赔偿学校,财务处收取赔偿款。

第六章  使用要求

第十六条  使用公共会议室要根据参会人数选择合适的会议室,避免人少室大,浪费资源。

第十七条  会议主办方负责会议室场内场外的布置,并协同物业公司提前检查会场,包括提前调试会场灯光、音响、空调等,确保会议顺利召开。

第十八条  要文明使用公共会议室,保持整洁,爱护设施,不得随意在墙面、桌面等张贴、涂写;悬挂、张贴标语横幅,用后及时清除;会议结束后,离场前要及时关灯、关空调和关门,注意节能降耗。

第七章  附则

第十九条  本细则由校长办公室负责解释。

第二十条  本细则自印发之日起执行,以往规定与本细则不一致的,以本细则为准。

附件:

1.细则范围内大学城校区公共会议室一览表

2.使用大学城校区办公楼、国际楼100座以下公用会议室申请表

3.使用大学城校区办公楼100座以上公用会议室、大会堂主厅、国际会议厅申请表

4.租用广州中医药大学大学城校区公共会议室申请表

5.借用广州中医药大学大学城校区公共会议室物品申请表

主题词:行政  会议室  管理细则  通知

 广州中医药大学校长办公室       2010年5月26印发

附件1

细则范围内大学城校区公共会议室一览表

楼名

房号

功能

面积

可容纳人数

审批部门

设施

办公楼

1-01

多功能厅

305

118

校办

家具、投影、会议(扩音)系统

办公楼

1-02

会议室

115

52

校办

家具、投影、会议(扩音)系统

办公楼

1-03

会议室

115

36

校办

家具、投影、

扩音系统

办公楼

1-04

小型报告

/会议室

115

82-88

校办

家具、投影、

扩音系统

办公楼

1-05

会议室

115

51

校办

家具、投影、

扩音系统

办公楼

1-06

接待室

66

校办

待建

办公楼

1-07

会议室

66

校办

待建

办公楼

1-08

会议室兼餐厅

66

校办

待建

办公楼

2-01

学术报告厅

383

218

校办

家具、投影、会议(扩音)系统

办公楼

2-02

接待室

66

16

校办

家具、地毯

办公楼

2-03

会议室

66

20

校办

家具、地毯

办公楼

2-04

接待室

66

15

校办

家具、地毯

国际楼

一楼

国际会议厅

1100

505

校办

家具、音视系统、

同声传译、投影

国际楼

F102--103

会议室

62

30

校办

家具、地毯

国际楼

F104--105

接待室

40

16

校办

家具、地毯

大会堂

主厅

会议室

2190

2086

校办

家具、音视系统、

灯光、舞台设备等

附件2

使用大学城校区办公楼、国际楼100座以下公用会议室申请表(校办存根)

使用部门(单位)

是否需要物业提供茶水服务

需要    服务员提供  茶水服务,费用:    

不需要    

如需物业公司提供会场茶水服务,费用由使用部门(单位)自付。

会议内容

使用会议室名称

(在相应会议室括号里打√)

办公楼会议室/ 接待室:1-02  )、1-03   )、1-04  )、1-05  

1-06(待建)1-07(待建)、1-08(待建)、2-02  )、2-03  )、2-04  

国际楼会议室/ 接待室:F102   )、F104  

使用时间

会议人数

使用要求

使用部门(单位)

领导签名

联系人及电话

校办审批意见

签名              公章

注:* 物业公司可按使用部门要求提供会场茶水服务,收费标准:1位服务员服务半天收取20元。

* 此表一式填两份,一份交校办,一份交物业公司。(咨询电话:校办综合事务科39358190

使用大学城校区办公楼、国际楼100座以下公用会议室申请表(交物业公司)

使用部门(单位)

是否需要物业提供茶水服务

需要    服务员提供  茶水服务,费用:    

不需要      

如需物业公司提供会场茶水服务,费用由使用部门(单位)自付。

会议内容

使用会议室名称

(在相应会议室括号里打√)

办公楼会议室/ 接待室:1-02  )、1-03   )、1-04  )、1-05  

1-06(待建)1-07(待建)、1-08(待建)、2-02  )、2-03  )、2-04  

国际楼会议室/ 接待室:F102   )、F104  

使用时间

会议人数

使用要求

使用部门(单位)

领导签名

联系人及电话

校办审批意见

签名              公章

注:* 物业公司可按使用部门要求提供会场茶水服务,收费标准:1位服务员服务半天收取20元。

* 此表一式填两份,一份交校办,一份交物业公司。(咨询电话:校办综合事务科39358190

附件3:

使用大学城校区办公楼100座以上公用会议室、大会堂主厅、国际会议厅申请表

使用部门)单位(

填写栏

使用部门(单位)

联系人

联系电话

手机:                

电话:

使用会议室名称

(在相应括号里打√)

办公楼1-01多功能厅(   )办公楼2-01学术报告厅(   )大会堂主厅(  

国际会议厅(    )其它(                        

使用时段

                 分至                    

使用事由

活动名称:

活动类型(会议或演出):

人数:

举办活动务必做好突发事件和传染病的防控工作!

使用需求

(在需要使用到的设备或服务对应括号里打√或填写)

音响(   )空调(   )投影仪(   LCD显示屏(   )同声翻译系统(  

物业茶水服务:不需要(     需要(         天提供茶水服务)

其它服务:

使用部门(单位)

负责人意见

费用从本部门(单位)                              经费中支付。

经费卡卡号:

签名:        日期:          公章:

校长办公室

负责人意见

签名:        日期:            公章:

使用大会堂主厅、国际

会议厅需要校领导审批

分管校领导批示

            

             

         签名:                日期:        

物业公司

负责人意见

(物业公司负责检查、清点会议室物品、提供服务,在此栏注明实际使用时间、提供服务和使用设施等情况)

签名:        日期:            公章:

财务处

确定费用

收费标准按广中医产〔20102号文和我校与物业公司签署的合同执行

场地设施使用费:         元;设备使用费:          元;冷气费:           元;   综合损耗费:            元;服务收费:          元;税费:            元;

其它:                             元;合计:                 元。

已收取                  部门(单位)              元会议使用费。

收款人签名:       负责人签名:      公章:  日期:      

使用期间,如有物资损坏

或丢失,由相关职能部门

核算成本,在此栏填写意见

维修费用:                       赔偿费用:

负责人签名:                公章:        日期:      

如产生维修/赔偿费用,

由财务处在此栏填写意见

已收取                 部门(单位)             元维修/赔偿费用。

收款人签名:      负责人签名:       公章:   日期:        

注:此表原件留校办存档,复印件一份交物业公司,一份交财务处。(咨询电话:校办综合事务科39358190

附件4:

租用广州中医药大学大学城校区公共会议室申请表

租用单位

联系人

联系电话

手机:

电话:

租用会议室名称

租用时段

               分至                          

租用事由

活动名称:

活动类型(会议或演出):

人数:

举办活动务必做好突发事件和传染病的防控工作!

租用需求

(在需要使用到的设备或服务

对应括号里打√或填写)

音响(   )空调(   )投影仪(   LCD显示屏(   )同声翻译系统(  

物业茶水服务:不需要(    需要(           天提供茶水服务)

其它服务:

租用单位

负责人意见

租用期间,如发生会议室物资损坏、丢失现象,本单位照价赔偿。

签名:        日期:            公章:

物业公司

负责人意见

(物业公司负责检查、清点会议室物品、提供服务,在此栏注明实际使用时间、提供服务和使用设施等情况)

签名:        日期:            公章:

财 务 处

确定费用

收费标准按广中医产〔20102号文和我校与物业公司签署的合同执行

场地设施使用费:         元;设备使用费:          元;冷气费:           元;   综合损耗费:            元;服务收费:          元;税费:             元;

其它:                        元;  合计使用费:                 元。

已收齐                       单位          元使用费,可以租用。

 

收款人签名:       负责人签名:       公章:   日期:      

校长办公室

负责人意见

签名:        日期:             公章:

租用期间,如有物资损坏或丢失,由相关职能部门核算成本,在此栏填写意见

维修费用:                       赔偿费用:

负责人签名:                公章:        日期:      

如产生维修或赔偿费用,由

财务处在此栏填写意见

已收取                部门(单位)             元维修/赔偿费用。

收款人签名:       负责人签名:      公章:   日期:      

注:此表原件留校办存档,复印件一份交物业公司,一份交财务处。(咨询电话:校办综合事务科39358190

附件5

借用广州中医药大学大学城校区公共会议室物品申请表

借用部门(单位)

联系人

联系电话

手机:

电话:

借用物品

名称与数量

设备:                              数量:

家具:                              数量:

其它:                              数量:

借用时间

借用事由

借用部门(单位)

负责人意见

借用期间,如发生所借物资损坏、丢失现象,本部门(单位)照价赔偿。

签名:        日期:            公章:

物业公司

负责人意见

(物业公司负责清点和检查物资)

签名:                 日期:               公章:

校长办公室

负责人意见

签名:                 日期:               公章:

物业公司填写

物资归还情况

物业管理员签名:         手机:        日期:         公章:

外借物资如有损坏或丢失,由相关职能部门核算成本,在此栏填写意见

维修费用:                       赔偿费用:

负责人签名:                公章:        日期:      

如产生费用,由

财务处在此栏填写意见

已收取                部门(单位)           元维修/赔偿费用。

收款人签名:       负责人签名:      公章:   日期:      

注:此表原件留校办存档,复印件一份交物业公司,如产生费用,还要复印一份交财务处。(咨询电话:校办综合事务科39358190

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