广州中医药大学大会堂主厅、国际会议厅管理暂行规定
发布人:校办 发布时间:2016-07-07 浏览次数:

广中医办〔201216

关于印发《广州中医药大学大会堂主厅、

国际会议厅管理暂行规定》的通知

各二级单位、党政职能部门:

为进一步完善我校大学城校区大会堂主厅、国际会议厅的管理,提高使用效能,经学校批准,现予印发《广州中医药大学大会堂主厅、国际会议厅管理暂行规定》,请遵照执行。

O一二年九月六日


广州中医药大学大会堂主厅、国际会议厅

管理暂行规定

为更好贯彻“办学以学生为本”的理念,进一步完善我校大学城校区大会堂主厅(可容纳2086人)、国际会议厅(可容纳506人)(以下简称会厅)的管理,提高使用效能,现就其管理制订本暂行规定。

一、使用原则

第一条  达到一定规模。原则上使用大会堂主厅须≥1200人、国际会议厅须≥300人。

第二条  遵守法律规定。全部活动必须遵守国家法律法规和学校有关规定,不得用于推销、传销等纯商业用途和有碍社会公共秩序的活动。

第三条  先学校后部门,先紧急后一般。会厅优先满足校内单位需要,可有偿提供给校外单位使用。

二、申请与审批

第四条  校内单位使用会厅,首先应按要求填写申请表(申请表在校办网页下载,周表上的会议无需申请),由申请单位正职(或经费卡)负责人签字认可,盖上单位公章方可按程序提交到保卫处和校办行政科,审核备案完毕后由校办行政科送校领导审批。

第五条  校外单位租借会厅,须凭单位证明、营业执照复印件、活动方案等有效材料,填写《租用大学城校区大会堂主厅、国际会议厅申请表》(校办网页可下载),并按申请表上的审核程序提交相关部门审核,最后由校办行政科送校领导审批,同意后方可签订会场租用协议,持协议及申请表到财务处缴纳租金和按金,办理租用手续。

第六条  全校性活动是指面向全校师/生开展的活动,须在申请表中注明,并按活动的性质由主管党政职能部门提出申请。

第七条  校领导审批同意后由申请单位持申请表到工科楼一楼物业公司总服务台办理使用事宜(校外单位须同时出示租用协议与学校财务处开具的收据),物业公司按申请需求提供相应服务。

第八条  申请单位一般应提前一个星期提出预约申请,完成上述审批程序后方可获得指定时间的使用权。

第九条  预约场地如有变动,应提前3天向校长办公室及物业公司申请办理。逾期未使用或未取消的按实际发生费用由申请单位全额负担。

三、监管与使用

第十条  会厅的日常管理由物业公司负责,后勤集团负责监管。后勤集团委托物业公司保管和维护会厅的所有物资,并监督物业公司掌管好会厅钥匙,做好环境卫生、消防安全等工作,定期派专人清点和检查物资,做好设备等配套设施的操作使用、日常维护和报修工作。如因管理不当发生会厅物资丢失,由物业公司按价赔偿学校。

第十一条  会厅所有物资原则上不外借。校内单位如确需借用厅内活动家具物资则须填写《借用大学城校区公共会议室物品申请表》(在校办网页下载),经相关部门签署意见,由物业公司协助办理,事后归还。如因使用单位原因导致借用物资损坏或丢失,由使用单位按价赔偿学校。

第十二条  会厅使用过程中,由物业公司及安保人员实行现场监管。如发生紧急突发事件,应在积极处理的同时迅速向后勤集团、保卫处、校办负责人报告。

第十三条  使用单位应遵守大学礼仪,爱护会厅设施,保持清洁,构建文明、清洁、安全、有序的环境。会厅内的音响、家具等物资不得随意操控或搬动(应在物业公司工作人员的指导下进行使用)。如因使用单位擅自操作导致物资损坏的,维修费用由使用单位按实支付。会厅使用完毕由使用单位负责及时清洁会场及清除标语横幅。

第十四条  使用单位必须遵守承诺,活动期间须全程有负责老师或使用单位负责人在场。

第十五条  会厅使用结束后,物业公司工作人员须在使用管理登记表上据实填写使用情况,使用单位负责老师签名确认。

第十六条  如因使用单位不实申请、发生违法和违反社会公共秩序的行为而可能造成不良后果的,学校有权随时收回场地,并追究负责老师和使用单位负责人的责任。使用单位应对由此造成的危害承担全部的法律责任和经济责任。

第十七条  凡经审核批准,校内使用会厅的,在正式使用前1天学校提供会厅布置和彩排的时间。如系演出活动,可提供音响与舞台灯光彩排1次(4小时内)。团委申请的大型晚会可最多彩排3次,除1次彩排可使用音响和舞台灯光外,其它彩排只提供普通照明,彩排时间可由团委负责老师与物业公司协商。如确需额外增加会厅的彩排时间,须书面提出申请,并由负责老师和申请单位负责人签字,交物业核对、校办审批后方可使用。原则上规定外的彩排只提供普通照明,如需使用舞台演出灯光、空调等设备则按成本核算收费。

第十八条  校外单位使用会厅不另安排彩排和布置时间,申请使用的时间应包括相关准备工作时间。物业公司根据申请表需求提供相应服务。

第十九条  严禁在会厅内外燃放烟花炮竹、点明火,放礼炮,以免引起火灾或损坏设施。

第二十条  如因学校重要活动需要使用会厅,校办有权临时征用和调配,使用单位应积极配合,无条件让出。

   

四、费用减免与收取

第二十一条  以下活动,按规定程序报批后,可免费使用会厅:

(一)全校性活动;

(二)承办上级主管部门大型活动;

(三)主管校领导书面批准可免费使用的活动;

(四)二级学院每学期23次主办的大型活动(在校生规模≥3000人的学院每学期可免费使用会厅3次;在校生规模<3000人的学院每学期免费使用会厅2次)。

第二十二条  会厅的收费,校内单位在使用结束后以校内转账方式向学校财务处支付;校外单位在使用前以支票或现金向学校财务处支付并开具收据,使用结束后再按实际产生费用结算并开具发票。

第二十三条  使用会厅后,由物业公司据实填写使用管理登记表。如因使用单位原因导致物资损坏的,由物业公司报相关职能部门,核算维修费用,并由使用单位负责人签字确认,物业公司把使用管理登记表转后勤集团综合科交财务处后据实结算。

第二十四条  凡属有偿使用的,物业公司依据《广州中医药大学大学城校区公用场所管理办法》(广中医产〔20102号)中的成本计算标准初步核算成本,并交后勤集团复核,最后由财务处收取费用。

第二十五条  本规定由校长办公室制定和解释,自学校发文之日起施行,以往规定与本规定不一致的,以本规定为准。

附件:

1.大学城校区会议室等公用场所成本计算标准

2.校内单位使用大会堂成本核算说明

3.使用大会堂主厅、国际会议厅申请表(校内单位)

4.租用大会堂主厅、国际会议厅申请表(校外单位)

5.大会堂主厅、国际会议厅使用情况登记表

6.广州中医药大学会场租用协议

      O一二年九月四日

附件1城校区会议室等公用所成本

(摘自广中医产〔20102号)

(一)校内使用公共场所成本计算表

     

演出设备使用费(1

冷气费

2

综合损耗费

3

服务收费

4

大会堂

6000

750/小时

500

按实

国际楼会议厅

1000

600/ 小时

350

按实

二楼学术报告厅

 

280/小时

200

按实

一楼多功能厅

280/小时

200

按实

体育馆

 

1000/小时

650

按实

一般会议室

 

18/小时

50

按实

注:1.成本合计=(1)+(2)+(3)+(4)(如果未使用演出设备或同声翻译系统不收(1))

2.4小时为一场,不足4小时按一场来计;

3.有偿使用的设备:同声翻译系统1000/次(国际楼会议厅所有);

4.所有租借设备有损坏的,按价或视情况赔偿;

5.服务收费项目包括会务服务、装台、拆台、会场布置、场地清洁、物品搬运等,具体按现行学校与物业公司签订的合同或其他约定的收费标准进行收费。

(二)公用场所对外租赁收费表

 

场地设施

使用费

1

2-1会议

设备使用费

2

2-2演出

设备使用费

2

冷气费

3

综合

损耗费

4

服务

收费

5

大会堂

3000

3000

6000

750/小时

500

按实

国际楼会议厅

1600

2500

600/小时

350

按实

二楼学术报告厅

300

750

280/小时

200

按实

一楼多功能厅

300

750

280/小时

200

按实

体育馆

7800

2000

1000/小时

650

按实

一般会议室

1.5/㎡·场

18/小时

50

按实

注:1. 收费合计=(1)+(2)+(3)+(4)+(5) 大会堂设备使用费分为会议和演出两个标准,即会议用按2-1项进行收费,演出用按2-2项进行收费;

2. 4小时为一场,不足4小时按一场来计;

3. 一般会议室按1.5/平方米·场来计算场地设施使用费;

4. 其他有偿使用的设备:投影仪80/次、同声翻译系统1000/次、LCD显示屏500/次(后两项为国际楼会议厅所有);

5. 所有租借设备有损坏的,按价或视情况赔偿;

6. 服务收费项目包括会务服务、装台、拆台、会场布置、场地清洁、物品搬运等,具体按现行学校与物业公司签订的合同或其他约定的收费标准进行收费。


附件2

校内单位使用大会堂主厅成本核算说明

   

一、《广州中医药大学大学城校区公用场所管理办法》(广中医产〔20102号)中的校内使用公共场所成本计算标准如下:

     

演出设备使用费(1

冷气费

2

综合损耗费

3

服务收费

4

大会堂

6000

750/小时

500

按实

国际楼会议厅

1000

600/ 小时

350

按实

注:1. 成本合计=(1)+(2)+(3)+(4) (如果未使用演出设备或同声翻译系统不收(1))

2. 4小时为一场,不足4小时按一场来计;以上是使用1场(演出含1次彩排)的成本;

3. 有偿使用的设备:同声翻译系统1000/次(国际楼会议厅所有);

4. 所有租借设备有损坏的,按价或视情况赔偿;

5. 服务收费项目包括会务服务、装台、拆台、会场布置、场地清洁、物品搬运等,具体按现行学校与物业公司签订的合同或其他约定的收费标准进行收费。

二、根据上述成本核算标准计算,校内单位使用大会堂主厅举行会议及演出的成本费用大致如下(不含服务费及物资损坏的维修费):

(一)校内会议费用:不开空调情况下1场的成本约为500元;开空调的话1场约为3500元;

(二)校内演出费用:不开空调情况下1场(含正式彩排1次)的成本约为6500元;开空调情况下1场(含不开空调的正式彩排1次)的成本约为9500元。

三、为使校内各单位(部门)对大会堂主厅的成本费用有更深入了解,提高大家在使用过程中节能降耗的意识,经与物业公司、资产管理处核对,现把大会堂主厅的成本明细记录如下:

(一)会议成本:共计584.21元(不含音响电费及损耗)。

1.总电费=设备总功率(Kw×0.61/Kw.h ×小时

设备总功率(Kw=调光硅柜120 Kw +三基色会议柔光灯0.44 Kw +观众席灯5.876Kw=126.316 Kw

4小时总电费=126.316Kw×0.61/Kw·h×4h=308.21元。

2.易耗品(灯泡)维修费

1-2场会议会烧6个普通照明灯泡,每个灯泡69元,共414/1-2场,平均每场276元。

(二)演出成本:(以下只记录直接损耗费,未含音响以外的非直接损耗费用)

1次正式彩排的费用,共计4574.4(未含物业服务费和场地管理费)

1.总电费=设备总功率(Kw×0.61/Kw·h ×小时

设备总功率(Kw=调光硅柜120 Kw+舞台灯光274.24 Kw=394.24 Kw

4小时总电费=394.24 Kw×0.61/Kw·h×4h=962元。

2.易耗品(灯泡)维修费

1-2场演出会烧6个普通照明灯泡,每个灯泡69元,共414/1-2场,平均每场276元。

3.设备损耗折旧费(含音响,不含易耗品)786.362/场。

4.麦克风维修费,约一学期维修1次,约计4200元,一个学期大会堂使用约35场次(含彩排),每场120元。

5.会场桌椅、家具维护费,约一学期维修1次,约计5000元,一个学期使用大会堂约35场次(含彩排),每场142.8元(此数据由资产产业管理处提供)。

以上费用合计2287.2元。因演出均提供1次正式彩排,故按2场收费为4574.4元。

(三)空调成本:

中流量开放空调成本+空调水泵电费=536.1/h估计天气炎热时,大流量开放空调的费用接近750/h,具体数值要再行测算。

1.每小时空调成本=使用的总流量×0.7048/ Kw·h

物业公司于20125月份测算了510日与27日在大会堂开展活动时的空调使用情况,中流量开放空调平均616.5 Kw/h,即空调费=434.5元。

2.空调水泵的电费:

每台水泵电费33.855/h3台为101.6/h

附件3使用大会堂主厅、国际会议厅申请表(校内单位)

使

单位名称

联 系 人

姓名:                     手机:                  办公电话:

负责老师

(消防、安全责任人)

姓名:                     手机:                  办公电话:

活动内容

活动名称:

活动类型:□会议      □演出

主办方/协办方:

主要参加者:

与会人数:

使用场地

大会堂主厅            国际会议厅    

入校车辆

□无         □有(大巴    辆,中巴     辆,小车    辆)

使用时间

               分至                      

会场布置时间:                           彩排时间:

使用需求

(请在对应中打

音响、麦克风              空调         投影仪          会议照明

舞台演出灯光               LED显示屏  同声翻译系统

主席台、休息室茶水服务    □演讲台      其他服务:

(注:国际会议厅无舞台演出灯光,大会堂无LED显示屏及同声翻译系统)

使用单位承诺:

1.本表填写内容确保真实无误,使用期间确保有负责老师全程在场;

2.我单位保证遵守国家法律法规和学校有关规定,服从管理,并做好消防安全及突发事件与传染病的

防控工作;

3. 如有违反上述规定的,学校有权立即收回场地,所造成的一切后果由我单位承担,给学校造成的损失,由我单位赔偿;

4. 如学校临时有重要活动需使用上述场地,我单位将积极配合。

本次活动是否属于全校性活动/承办上级主管部门大型活动/校领导书面同意的免费活动:□是   □否

是否把本次活动作为二级学院每学期规定次数的免费学生活动:□是      □否(如属有偿使用,同意本次活动使用成本从我单位综合经费卡卡号:                     中划扣。)

申请单位正职(或经费卡)负责人签名:                   公章:

   

       

                                   

负责人签名:                (盖章)

       

                                                               

                              负责人签名:                (盖章)

主管校领导

     

                              签名:                日期:          

备注

注:使用单位应认真阅读并自觉遵守《广州中医药大学大会堂主厅、国际会议厅管理暂行规定》,应提前一个星期提出预约申请,保卫处及校办审核后,由校办行政科送校领导审批,同意后由申请单位持申请表到工科楼一楼物业公司总服务台办理使用事宜。

附件4租用大会堂主厅、国际会议厅申请表(校外单位)

使

单位名称

联 系 人

姓名:                     手机:                  办公电话:

消防、安全

责任人

姓名:                     手机:                  办公电话:

活动内容

活动名称:

活动类型:□会议     □演出

主办方

协办方:

主要参加者:

与会人数:

使用场地

大会堂主厅                 国际会议厅    

入校车辆

         (大巴    辆,中巴     辆,小车    辆)

使用时间

               分至                      

(上述时间已含会场布置与彩排时间)

使用需求

(请在对应中打

音响、麦克风               空调      投影仪      会议照明    

舞台演出灯光               LED显示屏          同声翻译系统

其他服务:

□自带设备:

(注:国际会议厅无舞台演出灯光,大会堂无LED显示屏及同声翻译系统)

使用单位承诺:

1.我单位保证遵守国家法律法规和学校有关规定,决不用以开展有损广州中医药大学声誉及有碍社会

公共秩序活动;

2.使用会场保证遵守广州中医药大学有关会场的使用规定,服从管理,并做好消防安全及突发事件与

传染病的防控工作;

3.本表填写内容确保真实无误,使用期间确保有消防安全责任人全程在场;

4.申请使用会场一律以申请表为准,并遵守提前预订原则,如有变动,我单位必定提前3天向校办申

请办理;

5.如有违反上述规定的,广州中医药大学有权立即收回场地,所造成的一切后果由我单位承担,给贵

校造成的损失,由我单位赔偿;

6.如广州中医药大学临时有重要活动需使用上述场地,我单位将积极配合,无条件让出。

申请单位负责人签名:                     公章:

     

负责人签名:               (盖章)

其它职能部门

(按情况有需要时填写)

负责人签名:               (盖章)

保卫处

 

                               

负责人签名:                (盖章)

 

 

                                   负责人签名:                (盖章)

主管校领导意  

                             

签名:                日期:          

财务处收费

按学校规定及会场租用协议,收取租金                元,

另收按金            

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

经办人:                   公章:                 日期:

附件5:   大会堂主厅、国际会议厅使用情况登记表

使用单位:

联系人

手机:                办公电话:

活动名称:                                                        

使用场地:

是否属免费活动:

使

(本栏由物业公司填写,物业公司负责现场监管,使用前后场地及物资的检查、监管,按申请需求提供服务,使用后根据实际填写使用情况。)

实际使用时间:

提供的服务:

设施使用:

有无物资损坏:□无     □有(备注:                            

物业公司工作人员签名:            物业公司负责人签名:              

                                                 日期:      

使用单位负责人/老师签名:                     日期:      

如有物资损坏,由物业公司报相关职能部门核算维修费用。

维修费用概算:             元。

(包括                                          项目,具体按实结算。)

相关职能部门负责人签名:                     公章:

使用单位负责人签名:                         日期:      

成本核算

(如非免费活动,则按规定核算成本,后勤集团综合科复核)

场地设施使用费:              元(校内单位免费,校外单位收费);

演出设备使用费:             元(无使用演出舞台灯光设备不收费);

冷气费:                     元;综合损耗费:         元;    

服务费:                     元:其它:               元;            

维修费:                     元(无物资损坏不用计算维修费)

以上成本合计:                元。

物业公司签名盖章:                            日期:        

后勤集团签名盖章:                            日期:        

财务处收费

   已收取成本费用                           .

   

    经办人:                                日期:      

备注:1.会场布置与彩排的时间原则上安排在正式使用前1天内。演出活动,学校提供音响与舞台灯光彩排1场次(4小时内不计费)。团委申请的大型晚会可最多彩排3次,除1次彩排可使用音响和舞台灯光外,其它彩排只提供普通照明。彩排原则上可提供风扇,不提供空调,如需空调则按成本收费。

2.会场使用完毕由物业公司据实填写本表交后勤集团综合科,如属非免费活动则核算成本,由后勤集团交

财务处收费。成本核算按《广州中医药大学大学城校区公用场所管理办法》(广中医产〔20102号)中的校内使用公共场所成本计算标准进行,需了解费用明细可查看大会堂主厅的成本核算说明。

附件6:

广州中医药大学会场租用协议

甲方:广州中医药大学

乙方:

根据《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规的规定以及校内的有关规章制度,甲乙双方就租赁会场有关事宜达成以下协议。

一、会场使用

乙方租用甲方会场:                  

使用场地时间:                                    

(含场地布置时间:               时至       时)

活动内容:                                              

活动性质:会议         演出

参加人数:                        

二、租赁配套设施(在需要配套的设施中打“√”)

1.有线麦克风        

2.无线麦克风        

3.投影仪(国际会议厅所有)

4.LED显示屏(国际会议厅所有)

5.同声翻译系统(国际会议厅所有)

如使用投影仪需收取费用:      元;使用麦克风免费。

如使用LED显示屏需收取费用:       元;

如使用同声翻译系统需收取费用:       元;

6.是否需要空调:    

空调开放时间:               时 至        

(空调能否开放与大学城供冷中心是否供冷有关,不保证全年供冷)

7.以上产生的费用由乙方承担。如乙方订场到期未使用或未取消按场地管理费的半价向甲方支付费用,其余各项费用按照实际发生数额向甲方支付。

8.乙方向甲方支付:(1)场地设施使用费         元整,(2)会议设备使用费        元整,(3)演出设备使用费        元整,(4)综合损耗费        元整,(5)冷气费        元整,(6)服务收费        元整,(7)其他费用          元整。并在活动正式开始前3天向甲方缴清全部租金款项(1+2+3+4+5+6+7                 元整及(8)按金        元整。乙方一般应使用支票转账方式支付租金,并提前一星期办理。

三、会场使用规定

1.甲方负责提供场地、基本的灯光、空调、音响等设施,并协助乙方布置会场。

2.乙方必须遵守国家法律法规及甲方有关会场使用规定,维持场内的秩序和安全,妥善保管好自己的财产,贵重物品必须有专人看管,如遗失物品,甲方不予承担责任。

3.乙方使用会场不得随意搬动或操控会场物资设备,如对会场的设备、工具造成损坏,应由乙方照价赔偿。如因乙方过失造成消防事故、人员伤亡,由乙方承担全部经济和法律责任。

4.乙方不得在会场内部及周边放烟花、炮竹、打彩纸弹等,违者向甲方支付违约金5000元。造成严重后果的,由有关部门追究法律责任及经济损失。

5.乙方在使用会场期间必须保证无人在场内吸烟、用餐、食用带壳食物,如有发现,经双方确认,按每人每次200元向甲方支付违约金。如自带饮料仅限矿泉水。

6.乙方不得在会场内外墙壁、主柱粘贴海报、宣传广告等,如确实需要,应服从甲方的安排。

7.如学校在此期间需要使用会场,甲方应提前一天通知乙方并尽量安排其它会场,紧急会议除外。乙方接到通知后应无条件让出。本协议无条件解除。

8.乙方临时变动使用时间,须提前三天通知甲方。

9.双方确认乙方治安消防责任人为:                      

甲方:                            乙方:

                                     

主题词:会议室  管理规定  通知

 广州中医药大学校长办公室       2012912日印发

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