广州中医药大学档案保管制度
发布人:校办 发布时间:2016-07-07 浏览次数:

广中医办〔201014

关于修订《广州中医药大学

档案保管制度》的通知

各院、所、党政职能部门:

为了进一步加强我校档案管理工作,维护学校档案的安全和完整,充分发挥档案在教学、科研和管理等各项工作中的作用,结合学校的实际情况对档案保管制度(广中医办〔200591号)进行修订,现予印发,请遵照执行。

OO年三月十二日

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广州中医药大学档案保管制度

(修订稿)

为了进一步加强我校档案管理工作,维护学校档案的安全和完整,充分发挥档案在教学、科研和管理等各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法和档案工作规范》,结合我校的实际情况对我校档案保管制度修订如下。

一、广州中医药大学综合档案室是学校综合档案的保管单位,本校形成的各种门类和载体的档案由综合档案室集中统一管理。

二、档案保管应贯彻“以防为主、防治结合”的原则,防止档案的自然损坏或人为损毁,最大限度地延长档案的寿命,确保档案的有效利用。

三、档案库房、查阅档案用房、办公用房应三室分开。存放档案必须有专用柜架。柜架排列要自左至右,并便于管理和通风,是五节橱的要自上而下地编制柜架顺序号,以便管理和查找。应绘制案卷存放的示意图。存放胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防磁柜内。

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四、档案库房内严禁吸烟、存放食物、存放易燃易爆物品及杂物等。档案必须严格检查、消毒、杀虫、杀菌后入库。

五、档案库房每半年要定期进行安全检查,档案库房应坚固、安全,具有防火、防盗、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温、防潮湿、防有害气体、防磁等要求。保持库房内外环境清洁,定期打扫卫生。

六、库房内应配置抽湿机、温湿度计等。保证库房温湿度应达到国家规定标准:温度保持在14-24°C,相对湿度保持在45-60%之间。每天做好温湿度记录,以保持档案库房内适宜的温湿度。

七、每年要对库藏档案进行一次全面的检查,认真核对,做到帐物相符,对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制;发现档案发霉或虫害,必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。

八、档案工作人员要严格遵守保密制度,做好档案的保密、保护工作。非档案室工作人员,未经同意,不得随意进入库房。

九、档案工作人员出入库房时,应更换专用工作服、戴手套、口罩等,以加强劳动保护。档案管理人员调阅、搬运档案资料要轻拿轻放,严防人为损坏,应及时清点与登记归还的档案要及时入库。

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十、档案工作人员要努力学习档案保护专业知识,提高档案保管水平。及时清除危及档案安全的隐患,做到不损坏、不丢失、不泄密。

十一、档案工作人员对所保存的档案要逐年进行准确统计,对保管期限已满的档案进行鉴定并提出销毁意见。

十二、档案人员变动工作时,必须办理交接手续,严格核实交接的档案。

十三、学校档案分室可参照本制度执行。

主题词:档案  修订  保管制度通知

 广州中医药大学校长办公室       2010年3月16印发

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