广州中医药大学档案库房管理制度
发布人:校办 发布时间:2016-07-07 浏览次数:

广中医办〔201013

关于修订《广州中医药大学

档案库房管理制度》的通知

各院、所、党政职能部门:

为进一步加强档案库房的科学管理,提高我校档案管理的水平,最大限度地延长档案寿命,更有效地提供利用对原库房管理制度(广中医办〔200593号)进行修订,现予印发,请遵照执行。

OO年三月十二日

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广州中医药大学档案库房管理制度

(修订稿)

一、广州中医药大学档案库房管理遵循“以防为主,防治结合”和“坚固实用,安全防范,科学管理,利用方便”的原则

二、档案库房是集中统一保管学校档案的重地,非档案人员不得入内。如因特殊情况非档案人员要进入库房,须主管领导批准,并有工作人员陪同方可进入。

三、档案库房的建设应符合《中华人民共和国档案馆设计规范》。

四、库房内应配置防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光、防磁等设施。对太阳光直射的库房,要安装窗帘,以作遮光保护。

五、档案库房要切实做好以防火为重点的各项预防措施的落实。库房内必须配备报警装置、灭火器材,并确定专人管理;灭火器材要放在固定位置,定期检测,不准随便移动;档案人员应会使用灭火器。严禁存放易燃易爆物品。

六、确保库房的温湿度符合要求,即标准温度14-24、标准相对湿度45%-60%,并做好温湿度记录。

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七、档案装具排列应垂直有窗口的墙壁,装具间的通道间距不少于0.8米,装具与墙壁应保持一定距离(不少于1.2米)。密集架库房应保持每组密集架密闭,确保档案安全。

八、档案库房应配有档案存放位置示意图,并在档案柜上标明所存档案的起止号,以便查找利用。

九、库房内存放的卷柜和案卷不得随意挪动。取送档案时要轻拿轻放,以减少和避免对档案的损坏,并要及时、准确放回原处。

十、定期对库房进行安全检查,作好记录,发现问题及时处理。对破损、褪变的档案要及时修补、复制,确保档案的安全。

十一、严格执行有关档案接收、管理、借阅和安全保密制度,认真履行所规定的登记、签字、检查手续,做到账、物相符。

十二、档案在入库前必须进行检查,以防档案害虫、霉菌入库房。定期对库房的档案进行杀虫、消毒处理。

十三、凡本室工作人员必须养成良好的集体卫生习惯,不准在库区随地吐痰、乱扔纸屑、果皮、食品等杂物,定期打扫库房,保持库区清洁整齐。库房内禁止存放非档案用品及个人物品。工作人员进入库房前应更换工作服和鞋,避免将外源微生物等带入库房。

十四、学校其它档案分室参照执行。

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主题词:档案  修订  库房管理 通知

 广州中医药大学校长办公室       2010年3月16印发

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