广州中医药大学档案借阅规定
发布人:校办 发布时间:2016-07-07 浏览次数:

广中医办〔201012

关于修订《广州中医药大学

档案借阅规定》的通知

各院、所、党政职能部门:

为了进一步规范我校档案材料的借阅管理,确保档案安全,根据《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)及有关规定,重新修订《广州中医药大学档案借阅暂行规定》(广中医办〔200457号)。现予印发,请遵照执行。

OO年三月十二日

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广州中医药大学档案借阅规定

(修订稿)

一、本校师生员工,因工作、学习需要借阅非秘密档案或资料,必须凭本校工作证、学生证借阅;外单位人员须持单位介绍信和本人工作证,经校办主任或综合档案室主任批准,方可借阅。

二、凡借阅库藏档案、资料,均应履行借阅登记手续,填写借阅人所在单位、借阅档案档号或文号、利用目的、借阅日期、复印页数、归还日期及借阅人签字。

三、我校档案材料原则上不外借。因工作需要借出档案的,须经校办主任或综合档案室主任批准,并应在一周内归还,归还时应办理归还手续。延长借阅时间须办理续借手续。对逾期不还者,按有关规定处理。

四、借阅者应承担所借档案材料的安全和保密责任。未经同意不得擅自翻印(复印)所借档案材料。对借阅的档案,要保持完整清洁;借出的档案材料不得转借他人,不得随意涂改、划圈、眉批,不得拆卷、撕卷,不得增删档案内容或污损档案。如发现丢失、损坏,将按《档案法》的有关规定追究有关人员责任。

五、我校重要、珍贵的历史档案,如建校初期的历史文件、旧图纸等,原则上不提供原件外借。如有特殊需要,按照《高等

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学校档案管理办法》的规定,经校办主任或综合档案室主任批准,提供加盖我校综合档案室公章的档案复制件。该复制件与原件具有同等效力。

六、查阅涉密档案、有阅读范围限制的档案及有关专门档案,查阅者应严格遵守相关程序和要求利用档案,并做好保密工作,不得向外泄露档案内容,否则依照相关法律追究责任。

(一)查阅学校党委全委会、党委常委会、校务会、行政办公会、党政联席会、处以上干部会等会议记录,秘密档案材料,有密级的上级文件及超越原文件规定的阅读范围的档案,须由本单位负责人提出查阅报告,经校办主任或综合档案室主任同意,必要时报学校领导批准后,方可限定性地阅读有关内容,原则上不得摘抄、不得带出综合档案室。如确因工作需要摘抄时,摘抄稿限期交给综合档案室注销销毁。其中,根据《关于完善我校党委全委会、党委常委会、校务会议制度的实施意见》(广中党办〔200528号),查阅校党委全委会、党委常委会原始记录,须报学校党委书记批准。

(二)查阅学校与外单位签订的合同、协议等,须经校办主任或签订合同部门负责人同意,必要时报学校主管领导批准。

(三)查阅省部级(含科研课题、获国内外重大奖项(专利)课题、新药报批文件等)档案,本课题研究人员凭本人工作证或

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身份证可直接查阅;其他人员须经课题组负责人签署意见、科技处负责人同意,必要时报主管校长批准。

查阅科研项目获奖证书、奖状,须经科研项目负责人签署意见,持本单位介绍信(说明查阅目的)和本人工作证。

(四)查阅已故人员档案须经人事处批准,并持有人事处盖章的借阅单及本人工作证或身份证。该类档案限在档案室内查阅,未经批准,一律不得外借,不提供复印服务,只能摘抄其中内容。如需复印须经主管校领导批准。

(五)借阅学位档案,须经研究生处同意(查阅七年制学位档案须经所属学院七年制办公室同意),并持有研究生处或所属学院七年制办公室盖章的借阅单及本人工作证或身份证。

(六)借阅学籍档案,一般由教务处工作人员代查。

(七)借阅财务档案,一般由财务处工作人员代查。

七、本规定由学校综合档案室负责解释。

主题词:档案  修订  借阅规定 通知

 广州中医药大学校长办公室       2010年3月16印发

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