广州中医药大学档案鉴定、销毁办法
发布人:校办 发布时间:2016-07-07 浏览次数:

广中医办〔2010〕9号

关于修订《广州中医药大学档案鉴定、

销毁办法》的通知

各院、所、党政职能部门:

近年来,国家教育部及档案局对高校档案工作有新的规定与要求。为了正确鉴定档案价值,准确地划定档案保管期限,剔除失去保存价值的档案并加以销毁,根据有关规定,结合我校实际,重新修订《广州中医药大学档案鉴定、销毁办法》。现印发给你们,请遵照执行。

二O一O年三月十二日

广州中医药大学档案鉴定、销毁办法

(修订稿)

为了正确鉴定档案价值,准确地划定档案保管期限,对保管期限已满的档案进行鉴定,剔除失去保存价值的档案,实现档案鉴定、销毁的规范化、制度化、合理化,根据《档案法》、教育部第27号令《高等学校档案管理办法》等有关规定和《广州中医药大学档案工作规范》,参照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定本办法。

一、鉴定的原则及标准

档案的鉴定工作是一项科学性和专业性很强的工作。档案鉴定与销毁遵循“审查从严、留存从宽”的原则。档案鉴定要坚持全面的观点,不能仅仅从本校或本部门的需要出发,要从社会、国家甚至人类的角度去判断档案价值;要坚持历史的观点、发展的观点。凡档案保存期限介于两者之间的,要就高不就低。档案鉴定要坚持“以人为本”的观点,涉及到人的档案尽可能延长保管期限。

档案鉴定要以国家规定及各类文件材料归档范围和保管期限表为标准。

二、档案的鉴定工作

档案鉴定工作由学校档案鉴定小组负责组织领导。

(一)筛选归档文件。在各立卷部门立卷归档时,部门兼职档案员和部门档案负责人决定文件材料是否立卷,将没有保存价值的文件材料剔除,由立卷单位保存备查。

(二)确定文件保存价值。对于归档文件要具体判定其价值,确保保管期限的准确,由立卷人根据各类档案保管期限表,用铅笔初步确定,待移交综合档案室后由综合档案室审定并标明保管期限。

(三)秘密鉴定。各部门应根据自己单位的工作情况,决定文件材料的密级程度及秘密期限,并决定此类档案的查阅范围。

(四)解密鉴定。对逾秘密期限的档案做出销毁、解密、降密或继续保密的决定。

三、销毁档案的鉴定程序

(一)综合档案室与档案产生部门对逾保管期限的档案,提出存毁的初步意见并造册登记,经综合档案室负责人及部门负责人审核后,提交学校档案鉴定小组进行鉴定,决定档案是否销毁或延长保管期限。

(二)学校档案鉴定小组鉴定后,编写档案销毁清册,撰写申请销毁档案的书面报告。

(三)档案销毁清册和销毁档案的书面报告,经学校主管校长批准后,对销毁清册所列档案进行销毁。对需延长保管期限的档案应注明不可销毁的原因,并交由综合档案室继续存档。

(四)同意销毁的档案,必须送指定地点销毁,不得出售或作其他使用。销毁时,由学校鉴定小组派遣档案管理人员和相关业务工作人员两人以上现场监销。监销人员在销毁档案前应认真复核清点,销毁后应在销毁清册上签名,并注明销毁日期、销毁地点等相关信息。

(五)档案销毁后,将销毁档案的鉴定报告、销毁清册永久存档备查。

四、本办法由学校档案管理领导小组负责解释。

五、本办法自公布之日起执行。

主题词:档案 修订 鉴定销毁 通知

广州中医药大学校长办公室 2010年3月16日印发

关闭